Referat af generalforsamling i Vallensbæk Svømmeklub, Vl39 12. april 2023 kl. 20.00.
Dagsorden i henhold til indkaldelse.
1. Hans Jensen blev valgt som dirigent.
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt med rettidigt varsel.
2. Sissel Rendlev og Michael Sørensen blev valgt som stemmetællere.
3. Formandens beretning ved Carl Eltorp. Se vedlagte dokument, det talte ord gælder.
4. Niels Andersen fremlagde det reviderede regnskab for år 2022 inklusive budget for år 2023.
Underskrifter findes i det originale regnskab. Fremlæggelsen af regnskab gav anledning til spørgsmål fra de fremmødte. Spørgsmålene blev besvaret af Niels Andersen, suppleret af den øvrige bestyrelse.
Spørgsmål fra de fremmødte:
- Tjener klubben penge på salg af klubtøj? Her blev besvaret med, at ja, den mindre Indtægtspost skyldtes et restsalg af badehætter
- Hvorfor posterne “Støtteforeningen” og “Svømmeklubbens Venner”? Her blev besvaret med, at der er tale om to særskilte foreninger (stiftet under Svømmeklubben) meå seivstændige regnskaber, hvis resultatopgørelser indtægtsføres i klubbens regnskab
- Hvad omfatter posten “lilskud/træningslejre mv.”? Hvortil blev svaret, at posten indeholder svømmernes svømmekonti (75% af Støtteforeningens og Svømmeklubbens venners indtægter)
Herudover kom Niels Andersen med følgende bemærkninger til regnskabet:
- Posten “Startgebyrer/turnerings udgifter” er blevet dyrere end budgetteret, hvilket skyldes flere gennemførte aktiviteter i Jylland end, hvad som kunne estimeres på tidspunktet for budget fastlæggelse.
- Klubben har valgt en ny strategi for elite-træningen og taget en ny satsning irt. klubbens 1. hold, hvorfor bl.a. posten “træningslejre” har været dyrere med en ekstra træningslejr. Bemærkningen medførte et spørgsmål fra en af de fremmødte gående på, hvorfor klubben ikke I så fald gjorde brug af 100 %brugerbetaling? Hvortil klubbens formand, Carl Eltorp – suppleret af klubbens næstformand, Ann Støhrmann svarede, at var vigtigt set med bestyrelsens øjne, at klubben efterlevede det budget, som man havde fremlagt for forældrene til svømmerne, og således holdt prisen, som man havde lovet forældrene.
- Under “Diverse posten” lå indtægter fra klubmesterskabs-festen indtægtsført samtidigt med, at “Møder og Arrangementer” indeholder en væsentlig budgetoverskridelse, hvilket skyldes bogførsleme irt. klubmesterskabs-festen
Flere spørgsmål fra de fremmødte:
- Betaler klubben baneleje for brug af Sydskolen? Formand, Carl Eltorp svarede, at klubben alene betaler for morgentræning, mens øvrig anvendelse af hallen er i bytte for aftentræning på Pilehaven, altså et “modregningsfrit” bytte
Ydeligere kommenterede Niels Andersen:
- At bankgebyrer er steget og at klubben årligt afregner ca. 25.000 kr. til Nets.
- At klubben nu yder tilskud til træningslejre for alle 3 konkurrencehold
- Udestående debitorer er primært “kommunen” og vedrører skolesvømning og børnehavesvømning. Konkret var 2 måneder ikke indgået på tidspunktet for årsregnskabets udarbejdelse
- Verserende kreditorer er udgifter lfm. flybilletter, udgift ifm. baneleje (hos Albertslund) og div. kurser
Flere spørgsmål/kommentarer fra de fremmødte:
- Kan forældrenes egenbetalinger ses under: “Stævner/Arrangementer” f.eks. i relation til weekendlejre/stævner/kørsler mm.? Ann Støhrmann svarede, at egenbetalingen skal ses som indeholdt i de selvstændige udgifter ifm. stævnedeltagelse, som også indeholder startgebyrer, tumeringsgebyrer mm.
- Flere fra bestyrelsen, bl.a. Kasper Bennedsen supplerede med at oplyse, at stævnet i Esbjerg – “DISC” – kostede væsentlig mere, hvorfor bl.a. udgiften til afholdte “startgebyrer” var blevet større
- Kunne sponsorarbejdet blive intensiveret, f.eks. alle klubtrøjeme fik logoer solgt, til klubbens cirka 860 medlemmer, heraf 714 tilskudsberettigede medlemmer? Morten Vinge fra bestyrelsen svarede, at det krævede, at der var personer, som dedikeret arbejdede videre med sponsorerne
- Afholder klubben årsmøder, hvor man planlægger stævnerne for hele året? Kasper Bennedsen fra bestyrelsen svarede, at stævnerne ændrer sig og flere bliver planlagt i løbet af sæsonen. I det afsluttende regnskabsår, har flere stævner været afholdt i Jylland, hvilket har været fordyrende
Løse drøftelser irt. afviklingen af stævner.
Invitationstævner versus unionsstævner. Regnskabet blev herefter godkendt.
Derefter udleverede Niels Andersen budgettet for 2023 og kommenterede følgende:
- Det er et bevidst valg foretaget af bestyrelsen, at man dette år budgetterer med et underskud. Det vil også være sidste år, at man kan gøre dette – idet klubbens egenkapital følgelig udhules. Årsagen skal bl.a. findes i de budgetterede omkostninger til træningslejre. Blandt andet beslutningen om 14-dages træningslejr på la-santa for svømmerne på førsteholdet har øget udgifterne. Disse penge allerede er brugt.
Budgettet gav anledning til følgende spørgsmål fra de fremmødte:
- Hvornår bliver den nye svømmehal klar til anvendelse for klubben? Er der udgiftsposter, som i den forbindelse kan nå at blive ændret? Hvortil formand Carf Eltorp svarede, at svømmehallen først forventes klar til brug i januar 2024.
- Indtægtssiden er budgetteret til at stige med 10%, hvordan kan det komme til at ske? Carl Eltorp svarede. Sæsonen går fra midt 2023 til midt 2024, mens regnskabsåret følger kalenderåret. I den nye hal vil der komme nogle flere faciliteter, blandt andet vanntvandsbassin, som klubben blandt andet har fået lovning på at kunne sætte sig på. Disse øgede muligheder for flere hold medvirker til den øgede mulighed for indtjening.
- Hvordan kan det være, at bestyrelsen accepterer et forventet underskud på ca. – 140 kr.? Carl Eltorp svarede, bestyrelsen har vurderet, at det ikke er realistisk at skrue for voldsomt. En kontingentstigning er dog på vej og med lidt over 20 % i forhold til indeværende sæson. Herudover supplerede Steen Jørgensen og Ann Støhnnann med at oplyse, at det var klubbens forventning og håb, at klubbens undervisningsafdeling ville blive tilført med flere medlemmer. Carl Eltorp tilføjede yderligere, at man fra klubbens side i adskillige år har “lagt penge til side”, dvs. egenkapitalen forventes efter endt 2023 at udgøre ca. 250 kr., under forudsætning af, at året 2023 ender som et 0-resultat, idet egenkapitalen ultimo 2022 udgør 250 kr.
- En af de fremmødte forældre oplyste, at klubbens hjemmeside ikke indeholdte oplysninger om evt. styrketræning og spurgte i den forbindelse til, hvorfor klubben ikke budgetterede med styrketræning som en udgiftspost, idet styrketræningen måtte forudsættes værende væsentlig supplement-træning ved siden af førsteholdssvømningen. Herudover oplyste samme forælder, at an seniorsvømmer kræver diætist mm. og spurgte ind til, om bestyrelsen havde overvejet at budgettere med dette? På vegne·at bestyrelsen svarede Kasper Bennedsen, at klubben allerede havde købt træningsudstyr for en “jævn sum” penge, som man ønskede at udnytte mest muligt. De få svømmere, som pt. går i fitness ved siden af svømmetræningen, må afholde denne udgift af egen lomme. Træner Mark Vogel kommenterede, at man var opmærksom på behovet for den yderligere styrketræning. For nuværende trænede svømmerne med de faciliteter, som findes på Pilehaveskolen, og udgifterne til denne træning er indeholdt i trænerlønningerne. Carl Eltorp supplerede emnet med at oplyse, at der i den nye svømmehal vil være yderligere træningsfaciliteter.
Budgettet for 2023 blev herefter godkendt.
5. Vedrørende indkomne forslag, oplyste Carl Eltorp indledningsvist, at indkomne forslag var modtaget rettidigt, dvs. senest 8 dage før Generalforsamlingen.
De indkomne forslag var angik følgende:
A) Forslag fremlagt af Cart Eltorp vedr. ændring af tillæg til Vallensbæk Svømmeklubs vedtægter, idet klubben gerne vil kunne “styre” repræsentantskabet i underafdelingerne i Vallensbæk Svømmeklub.
Forslaget gav anledning til spørgsmål fra en forælder om, hvorfor “underafdelingen” er organiseret i en “underafdeling” og ikke blot som en del af klubben? Carl Eltorp svarede hertil, at man kopierede Svømmeunionens struktur.
Forslaget blev herefter godkendt.
B) Forslag fremlagt af Miriam Hvid om mere transparens omkring arbejdet i klubben. Transparens gennem:
a) Synliggørelse af årshjul
b) Synliggørelse af referater af bestyrelsesmøder, udvalgsmøder etc.
c) Synliggørelse af regnskaber+ budget
Forslaget gav anledning til debat. Forslaget har medført, at bestyrelsen har gennemgået nuværende vedtægter og konstateret, at disse generelt ikke er tidssvarende. Idet forslaget ikke ses at indeholde egentlige vedtægtsændringer, som umiddelbart ændrer i forhold til gældende vedtægter, er det Ikke muligt at stemme om fremsendte forslag.
Bestyrelsen fremkom derfor med et modforslag gående på, at vedtægterne generelt skal gennemgås med henblik på revidering og senere oplæg til vedtægtsændringer, som kan blive fremlagt på en ekstraordinær generalforsamling til afstemning, jf. gældende regler for vedtagelse af vedtægtsændringer.
Bestyrelsen ved Morten Vinge-Maigaard kommenterede, at man fra bestyrelsens side var enig i, at der generelt var behov for mere åbenhed. Blandt andet kunne man lave et nyhedsbrev mm.
Hans Jensen kommenterede, at i relation til nuværende vedtægter, så hjemlede de allerede noget omkring kommunikationsstrategien. Flere fremmødte forældre oplyste, at det var fint nok, at man nedsatte en arbejdsgruppe til at kigge vedtægterne igennem, men at forslaget generelt var afstedkommet ud fra det ønske, at man som forælder savner transparenthed irt. løbende aktiviteter og bestyrelsesbeslutninger.
Kasper Bennedsen svarede, at irt. transparenthed og indsigt i udvalgsarbejdet, herunder gennemførte udvalgsmøder, så findes opgaver og oplysninger fra sådanne møder, som ikke er egnet til offentliggørelse. Eksempelvis findes oplysninger fra konkurrenceudvalgsmøder, hvor fortrolige informationer om svømmerne deles mellem træningerne, f.eks. op-/nedrykninger etc. Miriam Hvid, som havde stillet forslag om mere åbenhed i de gennemførte aktiviteter, møder etc. oplyste, at bevæggrundene for forslaget bl.a. var, at specifikke rygter flyver, hvilket kunne begrænses ved mere transparens.
Rygterne angik; Årsregnskabets underskud, måtte det evt. medføre en ekstra regning til forældrene ved træningslejr mm.? Hvad foregår i undervisningsafdelingen? Hvorfor er medlemsskaren faldende? En forælder foreslog, om man kunne vurdere fra møde til møde, om der var noget relevant, man kunne informere forældrene og svømmerne om.
Mark Vogel foreslog herefter, at man nedsatte en lille arbejdsgruppe bestående af to forældre og to bestyrelsesmedlemmer; Michael Sørensen + Miriam Hvid, et bestyrelsesmedlem og Morten Vinge-Maigaard, som satte sig sammen med henblik på at få udarbejdet udkast til et nyt sæt vedtægter.
Fremlagte ændringsforslag blev afvist. Bestyrelsens modforslag om nedsættelse af arbejdsgruppe blev vedtaget.
6. Valg af bestyrelse
- Formanden, Carl Eltorp var på valg og modtog genvalg. Ingen stillede op, og Car1 Eltorp blev genvalgt.
- Bestyrelsesmedlem, Anders Skovgren, valgt for 1 år og modtager genvalg
- Bestyrelsesmedlemmer, Morten Vinge-Maigaard og Kasper Bennedsen, begge valgt for 2 år og begge modtog genvalg d Valg af 1 delegeret (som foruden formanden), deltager som Vl39 svømmeklubs repræsentant ved Vl39 Hovedforening generalforsamling i 2023.
En forældre spurgte bestyrelsen, om antallet af bestyrelsesmedlemmer var det maksimale antal forhold til evt. oplyst i vedtægterne? Carl Eltorp oplyste, at vedtægterne ikke indeholdt regler herom, men at bestyrelsen gerne ville fastholde syv personer i bestyrelsen. Derimod ønskede bestyrelsen flere arbejdsudvalg nedsat.
En forælder spurgte om Anders Skovgren, Morten Vinge-Maigaard og Kasper Bennedsen kunne beskrive de opgaver, som de hver især pt. sidder med. De tre bestyrelsesmedlemmer, som var på valg, præsenterede herefter sig selv – hver isærog hver enkelts bestående opgaveportefølje.
Ingen opstillede til de pågældende bestyrelsesposter. Alle 3 bestyrelsesmedlemmer blev genvalgt.
Herefter valg af 2 suppleanter til bestyrelsen:
Thomas Hvid stillede op som suppleant. Valgt som 1. suppleant.
Mia Ibsen stillede op som suppleant, men fremmødte ved fuldmagt repræsentant. Under forudsætning af, at fremmødet ikke var i strid med vedtægterne, blev Mia Ibsen valgt som 2. suppleant til bestyrelsen.
Herefter valg af 1 delegeret til VI 39 Hovedforening.
En forælder spurgte til indholdet i opgaven samt om det måtte være en fordel, at vedkommende allerede sad i bestyrelsen?
Hans Jensen fortalte om opgaven og fortalte, at man eksempelvis kan have indflydelse på, hvordan idrætscentrets faciliteter fordeles blandt kommunens foreninger/klubber.
Herudover kan indholdet vedrøre cafeen, den nye svømmehal.Dog skulle man være opmærksom på, at når man deltager i forhandlingerne på vegne af svømmeklubben i Hovedforeningen, er man en lille brik i det store spil. Herudover skal man være opmærksom på, at man som delegeret kan få indflydelse på andre typer af opgaver end svømmeklubbens sædvanlige opgaver. Møderne i Hovedforeningen afholdes som kvartalsmøder. Økonomien bliver kanaliseret direkte til klubberne.
En forælder, Michael Rasmussen, blev indstillet til brugerrådet i Idrætscentret, mens valget af delegeret til Hovedforeningen blev udskudt til svømmeklubben flytter ind i den nye svømmehal.
Vedrørende valg af revisor, så er vedkommende pt. ikke på valg. Henrik Madsen og Lene Olsen er således fortsat revisorer.
7. Eventuelt:
En forælder spurgte på vegne af flere førsteholdssvømmere om bestyrelsen, så det som en mulighed, at svømmerepræsentanter, potentielt både fra 1. holdet, talent- og mintialentholdene, deltog i bestyrelsen. Dette blev senere korrigeret til f.eks. junior/ senior svømmere.
Svømmerepræsentanterne kunne eksempelvis også blot deltage en gang i kvartalet på bestyrelsesmøderne. Det blev kommenteret, at når man er over 18 år gammel, kan man stille op til bestyrelsen på lige fad med andre. Morten Vinge Maigaard, bestyrelsen, spurgte om nogle af de fremmødte måtte være interesseret i at være med i et sponsorudvalg? Følgende meldte sig interesseret heri; Thomas Hvid og Michael Rasmussen, begge forældre.
Disse vil herefter sætte sig sammen med Morten Vinge Maigaard og arbejde på at finde flere sponsorer til klubben. En forælder spurgte om det ville være muligt om morgenen at få et banetov i vandet på blot en bane? Et andet klubmedlem svarede, at i Birkerød havde morgensvømmerne til inspiration to banetove i vandet. Bestyrelsesmedlem Steen Jørgensen bakkede op om forslaget om et banetov. Formand Cart Eltorp støttede ligeledes drøftelserne og oplyste, at man fra bestyrelsens side efter generalforsamlingen ville udsende en mail om beslutningen om en hurtigbane og banetov under morgensvømningen.
Herefter havde en forælder igen spørgsmål til økonomien og til, hvad kontingentet måtte udgøre ved sæsonstart. Kasper Bennedsen svarede på bestyrelsens vegne at konkurrenceholdene forventes at stige med 2000kr/1000kr/500 kr.
Samme forælder havde yderligere spørgsmål til længden på efterårsferiens træningslejr. Træner, Mark Vogel, svarede at efterårsferien ville være på 1 uge og vintertræningslejren på 2 uger, ligesom i 2023.
En forælder stillede i fortsættelse hertil spørgsmål til, om klubben måtte have haft overvejet billigere træningslejre?
Træner Mark Vogel oplyste, at lige nu var ønsket at vinterens træningslejr blev afviklet på Club La Santa, som sidst havde været en succes. En forælder havde spørgsmål til trænerbesætningen på førsteholdet og til spørgsmålet om en af trænerne var stoppet som træner. Træner Mark Vogel oplyste, at man havde aftalt, at den ene førsteholdstræner stoppede som træner, idet træneren havde svært ved at finde tiden til at være træner, samtidigt med, at vedkommende selv svømmer på højt plan.
Forælderen opfordrede til, at man fik afholdt en ordentlig afslutning, hvor svømmerne fik anledning til at sige ordentligt farvel. Træner Mark Voge! var enig heri. Spørgerunden af sluttedes, og ingen forældre havde ydertigere spørgsmal under punktet “eventuelt”.
Dirigenten afsluttede generalforsamlingsmødet kl. 22.26.
